Tagungen, Konferenzen und Kongresse können sowohl ein Aushängeschild für das Unternehmen als auch eine Maßnahme zur Weiterbildung und Teambuilding sein. Vor allem bei größeren Unternehmen kommen bei Tagungen viele Mitarbeiter und Führungskräfte aus unterschiedlichen Niederlassungen, Filialen und Städten zum Austausch zusammen. Diese finden in der Regel in extra angemieteten Tagungshotels und Kongresszentren statt. Damit alle Teilnehmer Platz haben und bei Bedarf auch dort Übernachten können. So eine Tagung ist aber nicht mal eben organisiert, die Vorbereitungen und Planung sind sehr wichtig und gerade bei vielen Teilnehmern sehr umfangreich. In der heutigen Zeit, ist es durch viele Tools, Plattformen und Dienstleistern etwas einfacher und das Organisationsteam kann alles über das Internet organisieren ohne jemals das Büro verlassen zu müssen. Dennoch gibt es einige Punkte, die beachtet werden müssen und bestimmte Aufgabenbereiche, welche abgearbeitet werden müssen.
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Tipps für eine erfolgreiche Tagung:
Vorbereitung:
Bevor die Tagung überhaupt geplant werden kann, müssen die Anforderungen klar sein. Man sollte sich auch entscheiden, ob die Veranstaltung intern oder extern von einer Agentur oder anderem Anbieter organisiert wird. Ein internes Organisationsteam ist in der Regel günstiger, sollte aber mindestens ein erfahrenes Mitglied enthalten, damit es kein Reinfall wird oder unnötige Kosten entstehen. Folgende Punkte sollten zuerst definiert werden:
- Teilnehmerzahl
- Budget
- Potenzielle Termine
- Dauer
- Technische Geräte (werden Beamer, Leinwand, WLAN etc. benötigt?)
- Anfahrt
Terminfindung:
Der Termin ist enorm wichtig und sollte möglichst früh definiert werden. Damit auch alle Teilnehmer und involvierten Personen Zeit haben. Hier ist es wichtig Ferien, Messen, Feiertage und wichtige Geschäftstermine zu beachten. Auch in der Zeit vor Messen ist es nicht empfehlenswert eine Tagung zu veranstalten. Denn bei einer Tagung sollten alle Teilnehmer einen freien Kopf haben, damit das Ziel erreicht wird. Empfehlenswert ist es verschiedene Termine auszuwählen und eine interne Umfrage zu starten. Daraufhin kann dann ein Termin ausgewählt werden und man kann umgehend damit starten, feste Zusagen einzuholen und die Vorbereitung angehen.
Location:
Je nach Anzahl der Teilnehmer, Zeitraum, Budget und örtliche Verteilung der Teilnehmer sollte eine Location ausgewählt werden. In ganz Deutschland gibt es Tagungshotels mit Konferenzräumen, entsprechender. Technik und Cateringservice. PWT Tagungshotels Deutschlandweit bietet eine Auswahl aus 60 Hotels und unterstützt bei der Auswahl und Planung.
Verpflegung:
Das wohl der Teilnehmer ist ein sehr wichtiger Punkt und sollte ebenfalls gut geplant sein, damit alle wunschlos glücklich sind. Am besten das Planungsteam verschafft sich auch einen Überblick vor Ort und testet die Speisen einmal durch. Auch für ein Abendprogramm mit entsprechender Versorgung sollte eingeplant werden. Denn nicht nur die Arbeit, sondern auch der Austausch und das Entspannen in lockerer Atmosphäre sollte Ziel einer Tagung sein. In vielen Branchen oder Firmen sieht man sich, nämlich kaum und oft nur auf entsprechenden Tagungen.
Ablauf:
In der Planung ist natürlich auch das Programm und der Ablauf sehr wichtig. Die Abfolge sollte bereits in der Einladung enthalten sein und einen möglichst genauen Überblick über die einzelnen Programmpunkte und Uhrzeiten liefern. Wichtig ist auch immer Pausen für Kaffee, Essen und Austausch einzuplanen.
Expertentipp:
Definieren Sie einen Leiter der Organisation und geben Sie diesen auch auf der Einladung mit an. So Wissen Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung immer an wen sie sich bei Fragen wenden können.
